Polityka prywatności HANZA łączy
Niniejsza polityka wyjaśnia, jakie dane mogą być przetwarzane w serwisie internetowym i aplikacji HANZA łączy oraz w jakim celu są wykorzystywane. HANZA łączy służy do bezpiecznej komunikacji pomiędzy biurem rachunkowym, pracownikami i klientami.
1. Administrator danych
Administratorem danych w zakresie danych związanych z prowadzeniem i obsługą konta w HANZA łączy jest:
Biuro Rachunkowe „HANZA” Mariusz Jerzy Biały
ul. L. Waryńskiego 15 B / 1
46-200 Kluczbork
NIP: 751-000-90-38
e-mail: hanzabr@gmail.com
W sprawach dotyczących danych osobowych można skontaktować się z administratorem pod powyższym adresem e-mail. Jeżeli dla danego zakresu danych zastosowanie ma umowa powierzenia, podmiot korzystający z HANZA łączy może być administratorem danych swoich klientów, a HANZA może przetwarzać te dane na jego udokumentowane polecenie.
2. Jakie dane przetwarzamy
Zakres danych zależy od tego, z jakich funkcji korzysta użytkownik. Możemy przetwarzać:
- dane konta — adres e-mail, imię i nazwisko, rola użytkownika, przypisanie do firmy oraz dane potrzebne do logowania i zabezpieczenia konta;
- dane firmy — nazwę, NIP, dane kontaktowe i informacje przekazane w związku z obsługą księgową;
- dokumenty i dane księgowe — pliki, faktury, dane z dokumentów, informacje podatkowe, wiadomości, sprawy, zadania, kalendarz i dane dotyczące rozliczeń;
- dane komunikacji — treść wiadomości, załączniki, informacje o wysyłce e-maili i SMS-ów oraz statusy doręczeń;
- dane rozmów wideo — obraz i dźwięk tylko po udzieleniu przez użytkownika dostępu do kamery lub mikrofonu; jeżeli użytkownik uruchomi nagrywanie albo udostępnianie pliku, mogą powstać odpowiednie nagrania lub pliki;
- dane techniczne i bezpieczeństwa — adres IP, data i godzina aktywności, typ przeglądarki lub urządzenia, informacje o sesji, zdarzenia bezpieczeństwa i logi audytowe;
- dane ustawień urządzenia — niezbędne ustawienia aplikacji zapisane lokalnie w przeglądarce lub aplikacji, w tym preferencje widoku, blokada aplikacji i zgoda na powiadomienia.
3. Cele i podstawy przetwarzania
Dane wykorzystujemy w szczególności do:
- utworzenia, obsługi i zabezpieczenia konta użytkownika;
- udostępniania dokumentów, wiadomości, spraw, kalendarza i innych funkcji HANZA łączy;
- obsługi kontaktu z biurem, wysyłania e-maili, SMS-ów i powiadomień;
- organizowania rozmów wideo i wymiany plików, gdy użytkownik skorzysta z tych funkcji;
- obsługi integracji KSeF oraz innych funkcji uruchomionych przez uprawnionego użytkownika;
- zapewnienia bezpieczeństwa, wykrywania nadużyć, rozwiązywania błędów i prowadzenia audytu;
- wykonania obowiązków prawnych oraz ochrony roszczeń.
Podstawą prawną może być wykonanie umowy lub działania przed jej zawarciem, obowiązek prawny, prawnie uzasadniony interes administratora albo zgoda użytkownika — zależnie od konkretnej funkcji. Dostęp do kamery, mikrofonu i powiadomień jest uruchamiany przez użytkownika i może zostać cofnięty w ustawieniach urządzenia.
4. Komu dane mogą być przekazywane
Dane mogą być przekazywane wyłącznie w zakresie potrzebnym do działania usługi:
- osobom upoważnionym w biurze oraz użytkownikom, którym nadano odpowiednie uprawnienia;
- dostawcom hostingu, utrzymania serwera, kopii zapasowych i bezpieczeństwa;
- dostawcom poczty elektronicznej i SMS, w tym operatorowi SMSPlanet, jeżeli wysyłka SMS zostanie zlecona;
- dostawcom technicznym obsługującym rozmowy wideo i transmisję audio-wideo;
- systemowi KSeF, GUS lub innym usługom publicznym, gdy użytkownik korzysta z odpowiedniej integracji;
- organom publicznym, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.
Dane nie są sprzedawane ani wykorzystywane do wyświetlania reklam behawioralnych.
5. Przechowywanie danych
Dane konta przechowujemy przez czas aktywności konta i przez okres potrzebny do rozliczenia lub obrony roszczeń. Dokumenty i dane księgowe mogą być przechowywane przez okres wynikający z umowy oraz przepisów podatkowych i rachunkowych. Dane techniczne i logi bezpieczeństwa przechowujemy przez okres niezbędny do ochrony systemu, wykrywania incydentów i rozliczalności.
6. Prawa użytkownika
Użytkownik może żądać dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia danych lub wnieść sprzeciw — jeżeli przepisy przyznają takie prawo. Zgoda może zostać wycofana w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Wniosek można wysłać na adres hanzabr@gmail.com.
Użytkownik ma również prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
7. Usunięcie konta
Żądanie usunięcia konta można przesłać na adres e-mail administratora. Usunięcie konta nie zawsze oznacza natychmiastowe usunięcie dokumentów, jeżeli ich dalsze przechowywanie jest wymagane przez prawo, umowę lub jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń.
8. Bezpieczeństwo
Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w tym szyfrowane połączenie HTTPS, kontrolę dostępu według ról, uwierzytelnianie, rejestrowanie zdarzeń bezpieczeństwa oraz ograniczanie dostępu do danych. Użytkownik powinien chronić swoje hasło, kody uwierzytelniające i urządzenie przed dostępem osób nieuprawnionych.
9. Pliki cookies i pamięć urządzenia
Serwis używa niezbędnych plików cookies oraz pamięci lokalnej urządzenia do utrzymania sesji, zapamiętania ustawień, blokady aplikacji i obsługi powiadomień. Nie używamy tych mechanizmów do sprzedaży danych ani do reklam śledzących. Zablokowanie cookies lub pamięci lokalnej może uniemożliwić logowanie albo działanie części funkcji.
10. Zmiany polityki
Polityka może być aktualizowana, gdy zmieni się zakres funkcji, sposób przetwarzania danych albo przepisy prawa. Aktualna wersja jest publikowana na tej stronie wraz z datą wejścia w życie.